国际海运货代各岗位职责与操作流程总结

2021-09-19

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为规范货代日常工作,明确各岗位权责,加强各部门、各岗位协调配合,特制定本流程和规范。
1 风范自律
1)、遵规守纪:严格遵守各项制度规范要求做个合格的货代人。
2)、细致耐心:认真对待每件事情尽职尽责做好本职工作。
3)、热心诚挚:持续为客户提供专业优质的服务。
4)、诚恳好学:不断提升自身服务能力和综合素质。
5)、快捷高效:及时准确有效地服从执行上级指令。
6)、忠诚奉献:积极努力为团队进步发展献计献策。
7)、团结互助:胸怀宽容博爱的团队共建精神。
2 岗位职责
依据工作需要和工作环节主要设立部门经理、部门主管、操作、调度、文件、客服和销售等岗位,各岗位相辅相成,构成货代公司完整的运作机制。

2.1、职位与职权

2.1.1 部门经理

1)、管理团队的组建、分工、培训和提升。
2)、配合公司战略发展,筹划、推进和评估本部门的长短期目标。
3)、各下级部门总体运作的计划、协调、推进和评估。
2.1.2 部门主管
1)、部门团队的组建、管理、培训和提升。
2)、部门日常运作的协调、推进和评估。
3)、对内与对外报价的更新、发布和核批。
4)、业务的受理、指派和跟踪。
5)、市场目标的制定、推进和评估。
2.1.3 操作
1)、业务的审核、操作和跟踪。
2)、费收的核实、确认和输入。
3)、业务的完结、统计和分析。
2.1.4 调度
1)、门点服务/仓储服务的受理、协调和安排。
2)、门点服务/仓储服务的跟踪、反馈和完结。
3)、月度统计、分析与评估。
2.1.5 文件
1)、提单的确认、核对和签发。
2)、操作的日常事务助理。
3)、月度统计和分析。
2.1.6 客服
1)、业务的受理、指派和跟踪。
2)、报价的对外发布、跟踪和核实。
3)、客户日常操作维护。
2.1.7 销售
1)、业务的报价、揽取和跟踪。
2)、报价的对外发布、跟踪和核实。
3)、客户日常销售维护。
2.2、职权与职责
2.2.1 经理管理
部门经理和主管对部门内日常事务和人员具有指派工作、协调次序、管理决策的权力和义务。
2.2.2 权责对应
部门内所有人员应依据各自所在职位的职权配置,积极主动尽职尽责地完成日常本职工作。
2.2.3 能动互助
部门内所有人员应重视自我促进业务素质和工作能力,积极主动协助关联职位成员完成日常本职工作。
2.3、个人与团队
1)、对任何事件,各成员应首先积极主动第一时间处理。
2)、对超越自身处理能力或不能清晰判断处理结果的要求或事件,需立即请示上级要求协助,并依据上级的指令或指导及时处理并反馈、总结。
3)、各职员日常应积极主动学习积累有利于改善本职工作的知识和资源,持续提升团队实力和个人素质。
4)、各成员应积极协助和指导有需要的部门成员。
5)、待物客观公正,做事宽容耐心,不意气用事。
3 操作流程
根据海运货代的工作特征,日常工作一般划分为接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、收费和其他等各环节,各环节相辅相成。
本流程即是各岗位的工作指导,也作为主管评判各岗位工作达标与否的标准。
3.1、接单部分
接单原则上应成为日常中“最优先”的工作环节,一般要求接单必须快捷、高效,第一时间确认业务的可操作性并予以安排。
接单员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认:
注:对于部分无法短时间内确认的信息,依然必须及时安排并予以跟踪,如根据客户和操作需要流转到下一环节,先安排流转后跟进处理,以保证下一环节的有序操作。
1)、审核客户委托内容和确认客户服务要求(客服或接单员)
——(1)接单员必须预先审核客户的委托内容
客户给的《订舱委托书》需显示但不限于:托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、箱型/柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。
——(2)接单员必须预先确认客户服务要求(客服或接单员)
普通服务要求一般包括是否需要:到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。
对于拖车/内装、商检和报关的服务要求,必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等,注明在客户《订舱委托书》上。
特殊服务要求一般包括是否需要:普通服务外其他的附加服务。
对于特殊服务要求,必须得到部门主管和/或其他相关职能的核批后才可以接受和安排。
2)、运价核对、确认(客服或接单员)
客服人员收到《订舱委托书》后,必须对运价和其他服务费用进行确认。
——(1)对来自销售部的业务,须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确,并由销售员在《订舱委托书》上签字确认,然后再向相应船公司订舱。
注:特殊情况可先口头与销售员确认,待销售员返回公司再补签字确认。
——(2)对于公司业务,须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。
3)、舱位确认(客服或接单员)
根据客户委托,确认并反馈符合要求的舱位。
3.2、订舱部分
一般要求预定开船日7天前必须安排订舱,对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱,旺季时根据市场情况适当提前。
一般要求在预定开船日5工作日前完成订舱,对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱,最迟一个工作日内完成订舱。
1)、新建委托(订舱操作员)
订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案,输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于:业务各属性、收发货人信息、服务要求、提单要求、船名航次(如可能)、开船日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量,以及代理(如需要)等。
2)、订舱过程(订舱操作员)
订舱过程包括以下环节:膳制与发送《订舱委托书》、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等,任何一环节未完成均视为订舱未完毕。
订舱完毕后,应及时将配舱信息输入操作系统,输入时应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、订舱号或提单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等信息。
3)、舱位通知(订舱操作员)
无论是否需要我司代为提供当地各项服务,订舱确认书或配船通知单等都必须第一时间通知客户,确保上面的订舱号与船名航次清晰、准确,以免造成混淆。
如有问题,积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
3.3、拖车/内装(调度)
客户委托的拖车、内装和/或报关等要求,必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核,对存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。
1)、拖车安排
——(1)得到相关销售或客服确认后方能安排。
——(2)根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的拖车时间;如果同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险。
——(3)安排拖车前,根据前期约定的拖车服务时间要求,提前2工作日与客户再次确认装柜时间及地点。
——(4)同客户确认时间要求后,在同一工作日及时把信息通知拖车进行服务要求预约。
——(5)向拖车下委托的时间,一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括拖车是否已经打单领取设备交接单、提箱地点的确认以及空箱状况确认)。
对于冷柜等特种柜业务,必须同船公司确认空箱状况,必要时通知船公司提箱时间。
——(6)安排拖车时,需向拖车发出书面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港和中转港代码、目的地等)、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等。
——(7)必要情况下,应要求拖车提供司机姓名、手机号码、车牌号、柜号、铅封号,并报给工厂。
——(8)跟踪装箱、重箱返回、进港集港等。
——(9)其他注意事项。
注:在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场,避免发生额外费用。若发生超堆费、超期柜租等额外费用,需立即通知客户,要求其书面确认并登记。
对于客户取消业务退关等情况,需确认是否发生安排拖车等前期费用。若发生打单费等,需立即通知客户,要求其书面确认并登记。
2)、内装安排
——(1)得到相关销售或客服确认后方能安排。
——(2)根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的装箱时间,如同客户具体情况有冲突,必须同客户协商并告知可能的风险。
——(3)根据前期约定的到货时间,提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间,必要时让客户提供送货司机联系方式。
——(4)向仓库做内装委托,需向仓库发出书面委托。如有装箱说明或打托要求,与委托一同发给内装仓库或堆场。委托需清晰显示配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港和中转港代码、目的地等)、装柜时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、协议费用等。
——(5)向仓库委托时间,一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认)。
——(6)向仓库委托时,必要时应注明提空柜的时间要求。
——(7)跟踪到货情况。如果货物有问题如包装破损等,必须第一时间反馈给客户,待客户确认好后,再进一步操作。
——(8)跟踪装箱、进港集港等。如客户要装箱照片,应提前通知仓库。
3.4、报关部分(操作员)
——(1)得到相关销售或客服确认后方能安排。
——(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况,前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险。
——(3)最迟在同客户约定报关日期的前一工作日,再次同客户确认报关资料的发送情况。
——(4)收到报关资料后应第一时间对报关资料进行预审,有问题立即处理。
——(5)在约定的报关日期前一工作日下班前,把完整的报关资料送报关行。
——(6)对于报关资料,要求复印留底。
——(7)跟踪反馈报关结果。如客户要预录单,应及时提供。
3.5、文件部分
1)、提单确认(文件员/制单员)
——(1)提单确认件的膳制和发送
提单确认件的膳制和发送要及时,一般预定开船日2个工作日前必须发送。
——(2)催促提单确认件
一般预定开船日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件。
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