海运出口货代工作涉及问题多、环节复杂，认真做好出口货代工作，了解和熟悉出口运输的各个环节和操作程序，直接关系到出口运输任务的完成和企业效益，对扩大出口、多创汇有着十分重要的意义。这是根据外贸合同中的运输条款，把卖给客户的货物进行组织安排，经过海运到目的港。凡以CIF 或CFR 条件成交的出口货物，应由我方派船或订舱运输，凡以FOB 条件成交的出口货物，则由买方派船运输。我们先以CIF 或CFR 条件成交，由卖方安排运输的情况，作一说明。
1．审核信用证中的装运条款。为使出口工作顺利进行，收到信用证后，必须审核证中有关的装运条款，如装运期、结汇期、装运港、目的港、能否转船与分批、是否指定船名、船籍和船级等。有的采证要求提供各种证明，如离港证明书、航线证明书、船长接受随船单证收据等。对这些条款和规定，应根据我国政策、国际惯例、要求是否合理、我方能否办到来考虑接受或提出修改要求。具体说明如下：
（1） 装运期必须订明年份月份，对船舶靠港很少的港口，应争取跨月装运。要结合商品性质，选择合适季节，如雨季不宜装烟叶、茶叶，夏季不宜装沥青、牛羊肉和橡胶，北欧、加拿大东岸不宜在冰冻期装运，热带地区不宜雨季装运。
（2） 装运期与信用证的期限要一起考虑，一般来信后一定期限内装运，远洋运输不少于1 个月，近洋航线不少于20 天。特别注意避免“双到期”，即信用证有效期与装运期同时到期。一般情况下，结汇有效期应长于装运期10 ～15 天，以便装船出B／L 后有足够时间办理结汇。
（3） 出口货物的装运港，争取订为“中国港口” 或订为几个中国港口，由卖方选择，灵活机动。
（4） 在不用联运方式运输时，一般不接受内陆城市为目的地条款，应选择靠其最近的，且我方便于订舱的海港为目的港，在提单上注明“转运到×× （内陆城市）” 字样，即Intransistto ×××。
（5） 出口到没有直达船的港口，要订明“允许转运”，对货量较大商品为便于备货及配船，更应在信用证上规定“允许转船及分批装运” 条款。不能接受买方指定中转港、二程船公司和船名条件，也不能接受在提单上注明中转港和二程船船名的条件。
（6） 对买方提出货物限期运抵目的港的要求应予重视，但一般不同意规定运抵期限的条款，因为船舶在海上航行，很难保证到达目的港的准确时间，结果出口方很容易造成违约。
（7） 关于指定船舶或限制航线的条款，一般不能接受由买方指定船公司以及限制船型、船龄、船级等条件，因为CIF 或CFR 出口，安排船只和航线等是卖方的权利。
（8） 关于指定装卸码头及仓库的条款，一般也不能接受。因为一旦指定后就会产生码头吃水浅与深的问题，出口时码头有没有泊位，使用大船停靠是否能靠上码头以及该码头与班轮公司专用码头不一致、仓库已满不能接货， 就会有移库、短驳、船期损失费、驳船使用费等情况发生。
（9） 关于大宗货物溢短装条款：交货数量应订有一个伸缩率，一般为增减5 ％～ 10 ％，由船方选择决定。大宗的麻袋、纸袋等包装货物出口，应增加大包装，即现在常用的吨袋包装，每麻袋如果是50 公斤，吨袋里放20 小袋，这样有利于装卸，也有利保持数量不缺少。
2．备货报验。备货工作就是根据出口合同及信用证中有关货物的品种、规格、数量、包装等的规定，按时、按质、按量地准备好应出口的货物，并做好申请报验和领证工作。冷藏货要降温，以保证装船时符合规定温度要求。在我国，凡列入商检机构规定的“种类表” 中的商品以及根据信用证、合同规定由商检机构出证的商品，均需在出口报关前，填写“出口检验申请书” 申请商检。有的商品需鉴定重量，有的需进行动植物检疫或卫生安全检验，要事先办妥，取得合格的检验证书。出口前的准备工作，做到货证齐全，包括外地运来的出口货物都备妥后，即可办理托运工作。
3．托运订舱。托运订舱的原则是，根据统筹兼顾、适当安排的原则， 相同条件下优先配装国轮，其次配载外运租船或合资船，再配外轮，但由于运价的不同，经营航线的各异，服务质量的优劣，又因具体情况具体分析。首先外运公司，外轮代理，联合船代和专此船公司，制定出月度海运出口船期表。上海地区比较全面的船期表有外运公司的船期表，中远国际货运的船期表、外代的船期表等。其次出口公司向外运公司、一级货运代理（如中远货运公司，外代货运部和其他国际货运代理）订舱配载。货主在船舶抵港和截止签单前递交托运单，外运公司或其他国际货代经审核，签出装货单，订舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结。
4．保险。货物订妥舱位后，属卖方保险时，即可办理货物运输险的投保手续。保险金额通常是以发票的CIF 价加成投保（加成数根据买卖双方约定，如未约定，则一般加10 ％投保）。
5．货物集中港区。当船舶到港装货计划确定后，按照港区进货通知或船公司通知提集装箱、装箱、进港，在规定的期限内，由托运人或货代办妥集港运输手续，将出口货物及时运至港区集中，等待装船，做到批次清、件数清、标志清。在这项工作中，还要特别注意与港区、船公司、货代、运输车队或铁路等单位保持密切联系，按时完成进货，防止工作脱节影响装船进度，或者货物进港太晚不能装上船的后果。
6．报关（通关）。货物集中港区后，编制出口货物报关单连同装货单、发票、装箱单、商检证等有关单证向海关申报出口，经海关关员进行单证审核后，以及部分货物查验合格后方可装船。
7．装船工作。在装船前，理货员代表船方， 收集经海关放行的装货单和收货单，经过整理后，按照船舶积载图，分批接货装船。装船过程中，货主委托的货运代理一般派人在现场监装，随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。装船方法通常有三种：一是码头作业，由港区提供足够的劳务和机械，按积载图、正常情况下24 小时连续装船；二是现装船，即车辆将货物直接运到码头船边进行装船；三是外档过驳，货物由驳船集港，货物停留在驳船上。装船时驳船直接靠海轮外舷，将货物直接吊到海轮上。这种“船过船” 的作业方式称为外档过驳。装货完毕，理货组长要与船方大副共同签署收货单，交与托运人或货代、船代。理货员如发现某批货有缺陷或包装不良，即在收货单上批注，并由大副签署，以明确船货双方的责任。但作为托运人，应尽量争取不在收货单上批注以取得清洁提单。